Primeiro funcionário: a burocracia não é o problema

Dois mil reais. Foi esse o número que Douglas guardou na cabeça quando decidiu contratar um ajudante para a empresa de instalação e manutenção de ar-condicionado. O salário combinado era esse, e ele conferiu no extrato antes de chamar o rapaz: dava para tirar dois mil por mês do caixa sem apertar.

No quarto mês, a conta já não era dois mil. Era dois mil e seiscentos, somando o FGTS que ele descobriu depois, o vale-transporte que passou a pagar e o combustível a mais, porque agora saíam dois na van. Em dezembro chegou o décimo terceiro, que Douglas não tinha provisionado em mês nenhum, e ele pagou com o dinheiro que estava separado para o fornecedor.

O ajudante trabalhava bem. Isso nunca foi o problema. O problema é que Douglas contratou olhando um número que existia só na cabeça dele.

Douglas é um personagem hipotético, mas o erro é o mais comum de todos numa primeira contratação: o dono se prepara para a papelada e não se prepara para a conta.

Duas coisas decidem se a sua primeira contratação dá certo. A primeira é quanto um funcionário custa por mês de verdade, contando o que o seu regime tributário já cobre e o que ele deixa de fora. A segunda é o passo a passo do contrato na ordem em que ele acontece, do exame admissional ao primeiro recolhimento do FGTS. Este artigo mostra as duas, com os valores de 2026 e as fontes oficiais nomeadas.

Por que a burocracia leva a culpa por um problema que é de caixa

Quase todo dono que adia a primeira contratação diz o mesmo motivo: a burocracia. A palavra aparece na conversa antes de qualquer outra, como se existisse um labirinto de papel esperando lá na frente. Existe papel, sim. Só que ele não é a parte que quebra empresa.

O que quebra é o custo mensal chegar maior do que o previsto, num negócio que já opera com folga curta de caixa. A papelada é uma tarefa com começo, meio e fim. O custo é uma conta que se repete todo mês, inclusive nos meses em que a empresa vende pouco.

O medo que todo dono nomeia errado

Medo de burocracia costuma ser medo de errar sem saber que errou. É diferente de achar o processo complicado. O dono não teme preencher formulário, teme descobrir seis meses depois que deixou passar uma obrigação e virou dívida com multa.

Esse medo faz sentido e tem solução barata: um contador. Boa parte do que assusta na contratação é justamente o que o escritório de contabilidade já faz todo mês por um valor que cabe no orçamento de uma empresa pequena. O que o contador não faz é decidir se a sua empresa aguenta o custo.

A papelada virou formulário, o custo não virou

A parte burocrática da contratação ficou concentrada num lugar só, o eSocial, que é o sistema do governo federal onde o empregador informa admissão, salário, férias e desligamento. A Carteira de Trabalho hoje é digital e se preenche a partir desse registro, sem carimbo nem via física.

O custo seguiu caminho contrário. Ele continua espalhado entre folha, FGTS, provisão de décimo terceiro, provisão de férias, benefícios e o que a convenção coletiva da categoria determina. Ninguém consolida esses números para você. É exatamente por isso que eles surpreendem.

Dois sinais de quem está prestes a contratar no escuro

O primeiro sinal é não saber dizer, de cabeça, quanto sobra em caixa num mês fraco. Quem contrata olhando o mês bom aperta no mês ruim, e o salário é a única conta do negócio que não aceita atraso.

O segundo sinal é nunca ter calculado quanto custa a própria hora de trabalho. Se você não sabe o custo da sua hora, também não sabe quanto vale a hora que está comprando. Esse é o mesmo raciocínio que sustenta o cálculo de preço de um serviço, e ele vale nos dois sentidos: para vender e para contratar.

Douglas tinha os dois sinais. Ele sabia que a agenda estava cheia, e usou isso como prova de que dava para contratar. Agenda cheia mostra demanda, não mostra caixa.

Quanto custa de verdade um funcionário além do salário?

Um funcionário custa o salário mais os encargos, e o tamanho desses encargos depende do regime tributário da sua empresa. Essa frase é toda a resposta. A confusão começa quando alguém repete que funcionário custa o dobro do salário, número que vale para empresa fora do Simples Nacional e assusta sem necessidade quem está dentro dele.

Vale separar os três grupos antes de somar qualquer coisa: o que sai da conta todo mês, o que você paga uma vez por ano mas precisa guardar todo mês, e o que muda conforme a sua cidade e a sua categoria.

O que sai todo mês: o FGTS e o que o seu regime já cobre

O FGTS é 8% sobre a remuneração do funcionário e é dinheiro que sai da empresa, não desconto do salário dele. O recolhimento hoje é feito pelo FGTS Digital, alimentado pelos dados que você já enviou ao eSocial, e o vencimento é o dia 20 do mês seguinte ao trabalhado. Esses 8% aparecem na conta de qualquer empregador, do MEI à grande empresa.

A contribuição previdenciária patronal é a parte que mais varia, e é onde mora a boa notícia. Para as empresas do Simples Nacional enquadradas nos Anexos I, II, III e V, a Receita Federal é explícita: a contribuição patronal já está incluída na alíquota do DAS que a empresa paga todo mês. Na prática, o comércio, a indústria e a maioria dos serviços não recolhem os 20% sobre a folha.

A exceção tem nome e endereço. Empresas do Anexo IV, que reúne construção civil, limpeza, vigilância e serviços advocatícios, recolhem os 20% de contribuição patronal sobre a folha por fora do DAS. Se a sua empresa está no Simples, a primeira pergunta para o contador é em qual anexo ela se enquadra, porque a resposta muda o custo da contratação em um quinto do salário.

Fora do Simples Nacional, no Lucro Presumido ou no Lucro Real, a conta é outra: entram os 20% de contribuição patronal, mais o seguro de acidente do trabalho e as contribuições destinadas a terceiros, como o Sistema S. É dessa conta que sai o famoso funcionário que custa o dobro.

O desconto de INSS que aparece no contracheque do funcionário não entra nessa conta. Ele sai do salário do empregado, em alíquota progressiva, e a empresa só repassa. Muito dono soma esse valor ao próprio custo e chega a um número maior do que o real.

O que não sai todo mês, mas você paga: décimo terceiro, férias e o terço

O décimo terceiro e as férias são o que derruba quem se planejou olhando só a folha. Eles não aparecem em dez meses do ano e aparecem inteiros nos outros dois, normalmente nos meses de caixa mais apertado.

A forma de não ser pego é provisionar, ou seja, guardar todo mês a fração que vence lá na frente. O décimo terceiro equivale a um doze avos do salário por mês, algo perto de 8,3%. As férias somam um doze avos mais o terço constitucional, algo perto de 11,1%.

Sobre esses dois valores também incide FGTS quando eles forem pagos. Somando provisão e FGTS, guarde perto de 21% do salário por mês. Se você não tem conta separada para isso, o dinheiro vai ser gasto. Essa é a diferença entre contratar e sustentar uma contratação.

O que depende do seu caso: transporte, alimentação e a convenção coletiva

O vale-transporte é obrigatório quando o funcionário usa transporte público para ir ao trabalho e pede o benefício. O Decreto 95.247, de 1987, permite descontar do empregado até 6% do salário básico, e o que passar disso é custo da empresa. Numa cidade com passagem cara, essa diferença pesa mais que o FGTS.

A convenção coletiva da categoria é o documento que mais gente esquece de ler antes de contratar. É ela que define o piso salarial da função, e ela pode exigir vale-alimentação, cesta básica, adicionais ou seguro de vida que a lei geral não exige. O piso da categoria vale mesmo que você tenha combinado outro valor com a pessoa.

Somem-se os custos que ninguém lança na planilha porque não têm nome de encargo: uniforme, equipamento de proteção quando a função exige, ferramenta, celular, combustível a mais. Douglas descobriu esse grupo pelo tanque da van.

A conta fechada, com um salário de dois mil reais

O exemplo abaixo usa um salário de R$ 2.000, uma empresa do Simples Nacional fora do Anexo IV e um vale-transporte de R$ 240 por mês, com o desconto de 6% permitido. Os valores de encargo mudam se o seu enquadramento for outro, mas a estrutura da conta é sempre essa.

O número que interessa é o da última linha. Um salário de R$ 2.000 custa perto de R$ 2.700 por mês para uma empresa do Simples, e o mesmo salário passa de R$ 3.200 numa empresa do Lucro Presumido, onde entram os 20% de contribuição patronal e as demais contribuições sobre a folha. Nos dois casos, o custo é previsível. Ele só não é previsto.

Para quem é MEI a conta é menor e o limite é maior. O Portal do Empreendedor é claro: o MEI pode ter um único empregado, que deve receber o salário mínimo ou o piso da categoria, e os encargos somam 11% do salário, sendo 3% de INSS do empregador e 8% de FGTS. Com o salário mínimo de 2026, fixado em R$ 1.621 pelo Decreto 12.797, esses 11% dão cerca de R$ 178 por mês, sem contar as provisões de décimo terceiro e férias, que continuam existindo.

O passo a passo da contratação, na ordem em que ele acontece

A sequência abaixo é a que vale para uma contratação comum pela CLT, com o funcionário trabalhando na sua empresa. Ela tem cinco etapas e só uma depende de sistema do governo. As outras quatro são decisões suas, e é nelas que a contratação dá certo ou errado.

Passo 1: escreva a função antes de escrever o anúncio

Escreva em uma página o que a pessoa vai fazer, em quais horários e qual resultado vai ser cobrado dela. Parece formalidade e não é: sem isso, você contrata alguém para "ajudar", e ajudar não é função. Funcionário sem função definida vira um segundo você, fazendo um pouco de tudo e não sendo responsável por nada.

Essa página resolve três coisas de uma vez. Ela define qual piso salarial se aplica, vira a base do anúncio da vaga e mostra quais tarefas saem mesmo da sua mão. Se a lista não tira horas suas, a contratação não resolve o gargalo que você quer resolver, e vale antes entender por que o esforço do dono para de virar crescimento.

O erro de Douglas foi aqui. Ele contratou um ajudante genérico e continuou fazendo orçamento, compra de peça e cobrança. Seis meses depois trabalhava as mesmas horas, com um custo a mais.

Passo 2: exame admissional antes do primeiro dia

O exame admissional é obrigatório e precisa acontecer antes de a pessoa começar. A NR-7, norma do Ministério do Trabalho e Emprego que trata do controle médico de saúde ocupacional, determina que o exame clínico admissional seja realizado antes que o empregado assuma suas atividades. O custo é do empregador, como diz o artigo 168 da CLT.

O documento que sai do exame é o Atestado de Saúde Ocupacional, o ASO. Guarde uma via. Numa fiscalização ou numa reclamação trabalhista, é ele que prova que a empresa cumpriu a etapa.

Quem faz esse exame é uma clínica de medicina do trabalho, e o contador costuma indicar uma. Para função de escritório o valor é baixo. Para função com risco, entram exames complementares e o preço sobe.

Passo 3: registro no eSocial até o dia anterior ao início

O registro do funcionário é feito no eSocial, e o prazo é anterior ao trabalho, não posterior. O Manual de Orientação do eSocial estabelece que o evento de admissão seja enviado até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação dos serviços. Quem deixa para registrar depois do primeiro dia já começou irregular.

Esse é o ponto que mais assusta e o que menos exige de você. Na prática, o contador envia o evento com os dados que você passar: nome completo, CPF, data de nascimento, data de admissão, função, salário e jornada. Se o funcionário ainda não tem CPF regularizado, resolva isso antes, porque sem CPF o registro não entra.

Existe uma via de emergência para o caso de o funcionário precisar começar antes de todos os dados estarem prontos, chamada registro preliminar. Ela serve para não atrasar o início, e o registro completo entra depois, até o dia 15 do mês seguinte. Use isso como exceção, não como rotina.

Feito o registro, a Carteira de Trabalho Digital é atualizada sozinha. Não existe mais carteira física para assinar.

Passo 4: contrato de experiência, e até onde ele protege

O contrato de experiência é o período em que as duas partes testam a relação com regras mais simples de encerramento. A CLT limita esse contrato a 90 dias no artigo 445, e o artigo 451 permite uma única prorrogação dentro desse prazo. Passou dos 90 dias, ou prorrogou duas vezes, o contrato vira prazo indeterminado.

O formato mais usado é 45 dias mais 45 dias. A primeira metade mostra se a pessoa aprende, a segunda mostra se ela sustenta o ritmo depois que a novidade passa.

O contrato de experiência não é um teste sem custo. Durante ele valem salário, FGTS, décimo terceiro e férias proporcionais. O que ele muda é o custo de encerrar, se não der certo. Trate esses 90 dias como o prazo para você decidir, não como um período em que a decisão fica adiada.

Passo 5: a rotina mensal que começa no dia seguinte

A contratação acaba no primeiro dia de trabalho, e a partir dali começa uma rotina que não para. A partir do primeiro mês, três coisas se repetem: a folha de pagamento, o envio dos eventos de remuneração ao eSocial até o dia 15 do mês seguinte, e o recolhimento do FGTS pelo FGTS Digital até o dia 20.

Some a essa rotina o que vence uma vez por ano: férias depois de doze meses de trabalho, décimo terceiro em duas parcelas até dezembro, e a data-base da categoria, que reajusta o salário conforme a convenção coletiva.

A parte operacional disso é do contador. A parte que é sua tem uma linha só: garantir que o dinheiro esteja lá nas datas. É por isso que a conta do passo anterior vem antes de tudo.

O que os números dizem sobre quem contrata no Brasil

A primeira contratação parece um salto individual e é um movimento de massa. Os dados públicos de emprego mostram que a maior parte das vagas com carteira assinada no país nasce exatamente em empresas do tamanho da sua.

Quase seis em cada dez vagas novas saem de empresa pequena

Entre janeiro e junho de 2026, as micro e pequenas empresas criaram 543,5 mil novos empregos, de um total de 921,6 mil postos abertos no Brasil. O levantamento é do Sebrae, com base no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, o Caged, do Ministério do Trabalho e Emprego. É quase seis em cada dez vagas formais do semestre.

O recorte mensal reforça o padrão. Só em junho, o saldo das micro e pequenas empresas foi de 84,8 mil vagas, contra 46,3 mil das médias e grandes. Serviços lidera a geração entre os pequenos negócios, com 42 mil vagas no mês, seguido por comércio e construção.

O dono que contrata o primeiro funcionário não está fazendo algo raro nem arriscado por natureza. Ele está fazendo o que sustenta a maior parte do mercado formal de trabalho brasileiro.

O que esse dado não diz sobre a sua empresa

O dado mostra volume, não mostra sobrevivência. Ele não diz quantas dessas contratações duraram um ano, nem quantas foram desfeitas porque o caixa não aguentou. Nenhuma estatística nacional decide se a sua empresa comporta mais uma folha.

Quem decide isso é a sua própria série de números: quanto entra num mês fraco, quanto sobra depois de pagar tudo, e há quantos meses seguidos essa sobra existe. Se você não acompanha isso, comece por os números que mostram se a empresa se sustenta antes de abrir uma vaga.

Três meses seguidos de sobra maior que o custo total do funcionário é um critério simples e conservador. Não é regra de lei nem de manual de contabilidade, é uma margem de segurança para quem vai assumir uma conta que não aceita atraso.

Faça isso agora: a conta de dois minutos

Pegue o extrato dos últimos três meses e o valor do salário que você pretende pagar. A conta tem quatro linhas e não precisa de planilha.

1. Multiplique o salário pretendido por 1,35. Esse é o custo mensal aproximado no Simples Nacional, fora do Anexo IV, já com FGTS, provisões e um vale-transporte médio. Se a sua empresa está no Lucro Presumido, multiplique por 1,65.
2. Olhe quanto sobrou em caixa no pior dos três meses, depois de pagar todas as contas, inclusive a sua retirada.
3. Do valor que sobrou no item 2, subtraia o custo calculado no item 1.
4. Se o número final for negativo ou menor que o custo de mais um mês de folha, a resposta é ainda não.

Resultado negativo não significa que você nunca vai contratar. Significa que a contratação precisa vir depois de outra coisa: preço corrigido, cobrança em dia ou uma quantidade maior de clientes. Contratar não cria caixa, ele consome caixa antes de devolver qualquer coisa.

Se o número final for positivo e confortável, você acabou de trocar uma sensação por um critério. Guarde esse número, porque ele é o que você vai defender quando a vontade de contratar chegar antes da hora.

As objeções que aparecem antes de toda primeira contratação

"Contrato como PJ, sai mais barato." Sai mais barato enquanto ninguém questionar o contrato. Se a pessoa cumpre horário, recebe ordens diretas e trabalha só para você, os requisitos de vínculo de emprego estão lá, e uma reclamação trabalhista pode converter o contrato em CLT com todas as verbas retroativas. A economia de hoje vira passivo de três anos atrás.

"Minha empresa é pequena demais pra ter funcionário." Pequeno demais é uma medida de caixa, não de tamanho ou de tempo de empresa. Se a conta de dois minutos deu positiva com folga em três meses seguidos, o porte não é o impedimento. Se deu negativa, a mesma resposta valeria para uma empresa cinco vezes maior.

"Pago por fora, é mais simples." É mais simples e mais caro. Manter empregado sem registro sujeita a empresa à multa prevista no artigo 47 da CLT, que é de R$ 800 por empregado no caso de microempresa ou empresa de pequeno porte, além de todas as verbas devidas no período, incluindo FGTS e décimo terceiro. Some o risco de acidente de trabalho com alguém que, no papel, não trabalha para você.

"E se o movimento cair depois que eu contratar?" Essa é a objeção legítima da lista, e a resposta é o contrato de experiência somado à reserva. Os 90 dias existem para isso, e uma reserva equivalente a dois ou três meses de folha cobre uma queda temporária sem virar demissão às pressas. Contratar sem nenhuma das duas coisas é apostar que o próximo trimestre vai ser bom.

"Não tenho tempo pra treinar ninguém." Você vai gastar tempo de qualquer jeito, a escolha é quando. Treinar consome semanas no começo e devolve horas por meses. Não treinar economiza as semanas e mantém você no mesmo lugar, que é exatamente o lugar de onde veio a vontade de contratar.

A virada de Douglas

Douglas quase demitiu o ajudante em janeiro, depois do décimo terceiro que ele pagou com o dinheiro do fornecedor. Foi quando sentou para fazer a conta que não tinha feito antes de contratar e percebeu duas coisas ao mesmo tempo.

A primeira: o custo real do funcionário não era um absurdo. Era previsível, e ele nunca tinha somado as partes. Passou a transferir um valor fixo todo dia 5 para uma conta separada, cobrindo décimo terceiro, férias e o terço. Em dezembro seguinte, o dinheiro estava lá.

A segunda doeu mais. O problema não era o que o ajudante custava, era o que Douglas tinha comprado com esse custo. Ele havia contratado alguém para carregar equipamento, quando o que sufocava a empresa era outra coisa: ninguém respondia orçamento no mesmo dia e as manutenções preventivas, o serviço que se repete e sustenta o mês, ficavam sempre para depois.

Douglas reescreveu a função. O ajudante virou responsável pelas manutenções preventivas, sozinho, com roteiro e checklist. Douglas voltou a fazer visita técnica e orçamento, que é onde o dinheiro entra. O custo do funcionário não mudou nada. O que mudou foi o que ele passou a comprar com o mesmo valor.

A pergunta que ele fazia no começo era "quanto custa contratar". A pergunta certa era "o que eu preciso que saia da minha mão para a empresa crescer".

Os setecentos reais que ninguém tinha escondido dele

Douglas começou com dois mil reais na cabeça e um extrato que dizia que dava. O extrato não estava mentindo, a conta é que estava incompleta. Entre o salário combinado e o custo real havia setecentos reais por mês que ninguém tinha escondido dele: estavam no FGTS, no décimo terceiro, nas férias e na passagem de ônibus.

A burocracia, que era o medo do começo, se resolveu em três etapas com prazo definido: exame antes do primeiro dia, registro no eSocial até a véspera, folha e FGTS nas datas de todo mês. Quem faz a maior parte disso é o contador.

O que não terceiriza é a decisão. Ela se resume a saber quanto sobra num mês ruim, quanto custa o funcionário de verdade, e qual tarefa vai sair da sua mão para que a empresa deixe de depender só das suas horas.

Contratar bem começa antes de existir candidato, com duas respostas na mão: qual conta a empresa vai pagar todo mês, e qual resultado ela espera comprar com esse valor.

Perguntas frequentes

Posso contratar alguém em meio período? Sim. A CLT prevê o regime de tempo parcial no artigo 58-A, com duas formas: até 30 horas semanais sem horas extras, ou até 26 horas semanais com até 6 horas suplementares. Salário, FGTS, férias e décimo terceiro são proporcionais à jornada, e todo o resto do processo é igual ao da contratação em tempo integral.

O que acontece se eu não registrar e for fiscalizado? A empresa responde pela multa do artigo 47 da CLT, que é de R$ 800 por empregado não registrado quando se trata de microempresa ou empresa de pequeno porte, e paga todas as verbas do período, incluindo FGTS e décimo terceiro. O valor da multa raramente é a maior parte do prejuízo.

Preciso mesmo de contador para contratar o primeiro funcionário? Não é obrigatório por lei que um contador faça os envios, mas é a escolha prática para quase toda empresa pequena. O eSocial exige envio em prazo, a folha tem cálculo de desconto de INSS e de imposto de renda, e o erro aqui costuma custar mais que a mensalidade do escritório.

Quanto tempo antes preciso começar o processo? Conte pelo menos uma semana entre a decisão e o primeiro dia de trabalho. Esse prazo cobre o exame admissional, a coleta dos documentos do candidato e o envio do registro no eSocial, que precisa acontecer até o dia anterior ao início.

Comece pela conta, não pelo anúncio da vaga

Antes de publicar qualquer vaga, faça duas coisas nesta semana. A primeira é a conta de dois minutos deste artigo, com o salário que você pretende pagar. A segunda é mandar uma mensagem ao seu contador com uma pergunta só: em qual anexo do Simples a minha empresa está enquadrada? A resposta muda o custo em até um quinto do salário e leva dois minutos para ele responder.

Se a conta deu não, o caminho não é desistir da contratação. É atacar o que trava o caixa antes dela, e isso quase sempre passa por preço, por cobrança ou por quantidade de clientes entrando. Quando o gargalo é o último caso, a Uebi faz um diagnóstico gratuito da sua operação e mostra por onde chegam, ou deixam de chegar, os clientes que sustentariam essa folha.

E se a conta deu sim, guarde o número. Com esse número na mão, contratar vira decisão. Sem ele, vira torcida.

Fontes

• Receita Federal: Contribuição Previdenciária, Anexo IV do Simples Nacional
• Portal Gov.br: Emissão de guia para recolhimento do FGTS através do FGTS Digital
• eSocial, Ministério da Fazenda: Manual de Orientação do eSocial, versão S-1.3
• Ministério do Trabalho e Emprego: Norma Regulamentadora 7, PCMSO
• Presidência da República: Consolidação das Leis do Trabalho, Decreto-Lei 5.452/1943
• Presidência da República: Decreto 95.247/1987, que regulamenta o vale-transporte
• Presidência da República: Decreto 12.797/2025, salário mínimo de 2026
• Portal do Empreendedor, Gov.br: Qual o custo para contratação de um empregado
• Agência Sebrae de Notícias, com dados do Caged: Micro e pequenas empresas lideram a criação de empregos no primeiro semestre de 2026

Os percentuais de encargo citados valem para o enquadramento descrito em cada trecho e mudam conforme o regime tributário, o anexo do Simples Nacional e a convenção coletiva da categoria. Confirme o caso da sua empresa com o seu contador antes de fechar qualquer conta.