Rafael abre a agenda toda segunda com a mesma dúvida. Vinte contatos por dia é pouco? Trinta é exagero? Ele presta uma assessoria financeira para donos de negócio, cobra 997 reais por mês, e quer chegar a 10 mil reais de faturamento. Mas o número de prospecções que ele faz sai de uma sensação, não de uma conta: um dia ele manda quinze mensagens, no outro quarenta, e no fim do mês nunca sabe se o problema foi fazer pouco ou se o problema estava em outro lugar.
Rafael é um personagem hipotético, mas a dúvida dele é a mais comum entre quem vende por conta própria. Ninguém ensina quanto prospectar, só manda prospectar mais.
Este artigo transforma essa dúvida numa conta. A partir do seu ticket médio e da sua meta de faturamento, dá para calcular exatamente quantas prospecções por dia você precisa, e mais importante: qual etapa do seu processo comercial está te custando mais caro.
Por que "quantas prospecções por dia" não tem resposta de cabeça
Quem pergunta isso espera um número de mercado, do jeito que se pergunta quanto custa um corte de cabelo. Não existe esse número. Duas pessoas vendendo o mesmo serviço, pelo mesmo preço, precisam de volumes diferentes se uma fecha uma venda a cada vinte conversas e a outra fecha uma a cada duzentas.
O número que todo vendedor chuta
Vinte, trinta, cinquenta por dia: o volume vira meta por achismo, geralmente copiado de um post ou de um curso, sem relação nenhuma com o próprio histórico. Esse número redondo é o primeiro sinal de que ele não veio de conta nenhuma: taxa de resposta, de reunião marcada e de fechamento quase nunca são redondas, porque nascem de pessoas reais decidindo sim ou não.
Cada etapa do funil come uma fatia
Uma prospecção não vira venda direto. Ela passa por uma resposta, depois por uma ligação ou conversa de pré-qualificação, depois por uma reunião marcada, por um comparecimento e só então por um fechamento. Em cada uma dessas cinco passagens, uma fatia do volume desaparece. Quem olha só a prospecção e só a venda não enxerga onde a fatia maior está sumindo.
Dois sinais de que o volume foi chutado
O primeiro sinal é não saber responder, na hora, quantas respostas aquelas prospecções geraram no mês passado. O segundo é aumentar o volume toda vez que o resultado cai, sem perguntar qual etapa piorou. Os dois sinais apontam para o mesmo problema: decidir o volume sem ter medido o funil.
A conta que transforma a meta em prospecções por dia
A conta certa percorre o caminho ao contrário. Em vez de partir de quanto você consegue prospectar, ela parte de quanto você quer faturar, e desce até o volume diário. São três passos.
Passo 1: quantas vendas a meta exige
Divida a meta de faturamento pelo ticket médio. A meta de Rafael, 10 mil reais, dividida pelo ticket de 997 reais, pede 11 vendas no mês. Esta é a única parte da conta que não depende de taxa nenhuma: se o ticket está certo, o número de vendas está certo.
Passo 2: quanto cada etapa do funil entrega
Com as 11 vendas definidas, a conta sobe o funil ao contrário. Quantos comparecimentos geram 11 vendas, com a taxa de fechamento de hoje? Quantas reuniões marcadas geram esses comparecimentos? Quantas ligações, quantas respostas, até chegar na prospecção. Cada etapa divide o número da etapa seguinte pela própria taxa, e é essa divisão em cadeia que entrega o volume real, não um palpite sobre ele. É a mesma lógica que define quanto investir em tráfego pago a partir de uma meta: a meta desce pelo funil até virar um número de execução, e não o contrário.
Passo 3: qual etapa está puxando o volume pra cima
Com o funil inteiro calculado, dá para comparar cada taxa com uma referência de prospecção fria e ver qual delas está mais abaixo do esperado. É essa etapa, não a prospecção em si, que está inflando o volume necessário.
Preencha a calculadora abaixo com os seus números. Ela já abre com os de Rafael, para você ver a conta funcionando antes de trocar pelos seus.
Quantas prospecções o seu funil exige
Preencha o seu ticket, o ritmo de hoje e as cinco taxas do funil. Se também informar uma meta de faturamento, a conta mostra quanto falta entre o seu ritmo atual e o ritmo que a meta exige.
Receita média de cada venda fechada.
Deixe em 0 se ainda não tem uma meta: a conta mostra só o potencial do ritmo de hoje.
Se ainda não prospecta, comece a fazer antes de confiar nesse número: sem execução não há taxa real para preencher as cinco de baixo.
Sem fim de semana e sem os dias em que você sabe que não vai prospectar.
No ritmo de hoje
R$ 1.969 /mês
2 vendas/mês, R$ 23.626/ano no mesmo ritmo.
Pra bater a meta
112 prospecções/dia útil
11 vendas/mês, 2.451 prospecções/mês. Faltam 92 prospecções/dia frente ao seu ritmo de hoje.
- Por mês
- 440
- Por semana
- 102
- Por dia útil
- 20
Gargalo do funil
Reunião marcada → compareceu é a etapa relativamente mais fraca: está em 85%, contra 80% de referência fria. Melhorar essa etapa reduz o volume de prospecção necessário mais do que qualquer outra.
Isto é aritmética sobre os números que você informou, não previsão de resultado. Faixa recomendada de prospecção ativa: 40 a 50 por dia útil, combinada com conteúdo e outras fontes de demanda — volume acima disso costuma esconder um gargalo de conversão, não falta de esforço.
Abrir esta conta na página da calculadora para ajustar com calma e copiar o link do resultado.
Com essas taxas, bater os 10 mil reais de Rafael pede mais de cem prospecções por dia útil, bem acima do que ele faz hoje. O número é grande, mas a causa não é falta de esforço: é a etapa mais fraca puxando o funil inteiro pra baixo, como a própria calculadora aponta.
Quase ninguém mede o próprio funil
O motivo de tanta gente chutar o volume não é preguiça. É que medir taxa de conversão continua sendo exceção, não regra, mesmo entre quem já vende todo dia.
A métrica que falta no painel de quase todo mundo
Uma pesquisa do Sebrae Minas com 1.401 micro e pequenas empresas do varejo mostrou que só 6% delas medem a própria taxa de conversão. As outras 94% vendem sem saber, de cada cem contatos, quantos viram cliente. Sem essa métrica, qualquer decisão sobre volume de prospecção também é um chute, só que um chute mais caro.
O que muda quando você sabe o seu número
Saber a taxa de cada etapa troca uma pergunta sem resposta ("estou prospectando o suficiente?") por uma pergunta que a conta responde ("qual etapa eu melhoro primeiro?"). A segunda pergunta custa menos tempo e menos energia do que prospectar mais no escuro.
Faça isso agora
Pare dois minutos e escreva, do último mês, quatro números: quantas prospecções você fez, quantas respostas voltaram, quantas reuniões aconteceram e quantas venderam. Não precisa ser exato, precisa ser real. Se você não tem nenhum desses números, esse já é o achado: antes de calcular a taxa de qualquer etapa, é preciso ter prospectado o suficiente para medir alguma coisa.
As objeções que travam antes de começar
"Eu ainda não prospecto, não tenho taxa nenhuma pra colocar." Então comece pelo volume pequeno de qualquer jeito. Sem execução não existe taxa real, e taxa chutada devolve um resultado chutado. O primeiro mês serve para medir, não para prever.
"Minha meta não tem nada a ver com fórmula, eu só preciso vender mais." Vender mais também é consequência de uma das cinco etapas melhorando. A fórmula não substitui a venda, ela mostra em qual etapa a venda está perdendo mais gente.
"Isso é coisa de empresa grande, com time comercial estruturado." A conta funciona igual para quem vende sozinho. Muda só o tamanho dos números, não a lógica: um funil de uma pessoa tem as mesmas cinco etapas de um funil de vinte vendedores.
"Vou só aumentar o volume, é mais simples do que mexer no funil." Aumentar volume sem olhar o funil resolve um sintoma e ignora a causa. Se a etapa mais fraca continuar fraca, o volume necessário sobe de novo no mês seguinte, e de novo depois.
A virada: Rafael troca volume por etapa
Rafael rodou a própria conta e viu que precisaria de mais de cem prospecções por dia para bater a meta, bem mais do que ele conseguia sustentar sozinho. A primeira reação foi tentar dobrar o volume. Antes disso, olhou a etapa mais fraca do próprio funil: a taxa de comparecimento, gente que marcava reunião e não aparecia.
Ajustou só essa etapa (confirmação na véspera, horário mais curto) e, no mês seguinte, o volume necessário para a mesma meta caiu bem abaixo do que ele imaginava precisar. Rafael não precisava prospectar mais. Precisava prospectar sabendo onde o funil estava vazando.
A pergunta de segunda-feira tem resposta agora
A dúvida de Rafael na agenda de toda segunda-feira não precisa mais de uma sensação. Ela tem uma conta, e a conta usa os números do próprio funil dele, não uma média de mercado. Vinte, trinta, cinquenta por dia: o volume certo é o que a sua meta e as suas cinco taxas exigem, nem um a mais, nem um a menos.
Quer saber onde o seu funil está travando?
Rode a calculadora acima com os seus números e anote qual etapa apareceu como a mais fraca. Esse já é o primeiro passo de qualquer ajuste no processo comercial, antes de pensar em aumentar equipe ou verba de anúncio.
Se o gargalo não estiver claro mesmo depois da conta, ou se a etapa fraca for a geração de contatos em si, vale uma conversa sobre o que está levando pouca gente até a sua prospecção. É aí que entra um diagnóstico de presença digital da Uebi, que mostra se a sua empresa está sendo encontrada pelas pessoas certas antes mesmo de alguém atender o telefone.
Fontes
- Sebrae Minas, via SebraePlay: Taxa de conversão: a importância desse indicador